相手に意志を伝える技術
仕事で文章を書くことが増えたので、文章術というものを一から見直すことにしました。
わかりやすく、読み手が納得する文章を書くにはどうしたら良いんだろう?と悩んでいたからです。
いろいろな文章術の本を読んだ結果、結論→理由→背景で話すと伝わりやすいと書かれているビジネス書がありました。
「人づき合いで人を動かす」という本です。
結論は背骨であり、それだけでもある程度伝わること。
理由は内臓や血管にあたり、肉付けの部分です。
背景は毛や皮膚にあたるそうで、いわば結論と理由をさらに包み込むものでしょう。
この原則を学んでから、文章力が向上したかどうかはいささか疑問です。
しかし、この方式に当てはめると筋道立てて話せるようになってきました。
私は現在、車椅子で在宅で療養しているのですが、有難いことにいろいろなお誘いを受けます。
特に目上の方からのお誘いを断るのに、この「結論→理由→背景」で伝えると納得してもらいやすくなりました。
今までは目上の方のお誘いを断る時には、緊張してシドロモドロになっていました。
こちらが戸惑うと、えてして伝えたい内容がなんなのか相手に伝わりにくくなります。
それをわかりやすく、かつ丁寧に誘いを断れるようになってきました。
例えばゼミの先輩から、合宿のお誘いがあった場合のことです。
「○○さん、あんまり家にこもっててもダメだから、恒例の合宿に行かないか?」と誘われたのです。
私のゼミは、卒業生同士の絆が強く、年末にゼミ合宿を行なっているのです。
とても頼り甲斐があり、リーダーシップのある方ですが、少々強引なところも否めません。
はっきりと欠席の意志を伝えるために「結論→理由→背景」を使ってみることにしました。
まずは、「残念ですが、欠席します」と伝えました。
相手から「え~なんで?」と理由を尋ねられると「医者から止められていまして」「体調が悪くて」と答えます。
これだけでも十分、相手に伝わりますが、なんだか冷たい印象です。
そこで背景をお話していきます。
「合宿は楽しいので、徹夜でみなさんとお酒を飲んだり、無理をしてしまいそうになるんです。」
「医者からは今が正念場で、今しっかりと療養すれば半年後にもっと回復すると言われているので療養に専念したい」
背景は理由の外側を少しずつ重ねていく感じでしょうか?
今まで相手に真意が伝わりにくく、「断っているけど本当は行きたいのでは?」と誤解されたこともありました。
「結論→理由→背景」で話すと、相手にすっきりと情報や意志が伝わるようです。
